Waar ligt de grens
Hierbij geldt dat niet van belang is of de keuze voor bepaalde uitgaven het meest efficiënt is voor uw onderneming. Zo kunt u alle kosten van een kwalitatief hoogstaand maar prijzige soeppan aftrekken, ook al was er ook een goedkoper alternatief beschikbaar.
Hier zit echter wel een grens aan, de kosten moeten wel redelijk zijn. Koopt u bijvoorbeeld een stoel van een bekende designer waarvoor u de hoofdprijs betaald, om deze vervolgens in uw lokale snackbar neer te zetten? Dan kan hierover nog weleens discussie met de Belastingdienst ontstaan. In zo’n geval zijn de kosten slechts aftrekbaar voor het bedrag wat een redelijk denkend ondernemer had uitgegeven voor een stoel.
Niet of beperkt aftrekbare kosten
Bent u van mening dat de kosten die u heeft gemaakt in het belang zijn van uw onderneming? Dan kan het alsnog zo zijn dat deze kosten niet of maar beperkt aftrekbaar zijn. Voor bepaalde kosten zijn namelijk aftrekbeperkingen in de wet opgenomen.
Niet wenselijke kosten
Dit geldt ten eerste voor kosten waarvan het niet wenselijk is dat deze gemaakt worden. Denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin de bezorger die bij u in dienst is net te hard met zijn bezorgscooter rijdt. De boete die u hiervoor krijgt kunt u in het geheel niet aftrekken van de winst.
Gemengde kosten
Daarnaast zijn er aftrekbeperkingen voor zogenoemde gemengde kosten. Dit zijn kosten waarbij zowel een zakelijk als een privé-element een rol kunnen spelen. Voorbeelden hiervan zijn werkkleding, of kosten voor voedsel en drank.
Voor werkkleding geldt dat de kosten hiervan slechts in aftrek kunnen worden gebracht indien de kleding (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen óf als de kleding ter beschikking is gesteld met een logo van minimaal 70 cm2 per kledingstuk.
Aftrekbeperking voor eten en drinken
Kosten voor voedsel en drank vallen in principe onder een aftrekbeperking, maar het zou natuurlijk gek zijn als ondernemingen in de horeca de kosten van eten en drinken niet in aftrek kunnen brengen! Daarom geldt hierop een uitzondering indien een onderneming het voedsel en de drank gebruikt in zijn eigen onderneming om hier omzet mee te behalen.
De aftrekbeperking voor voedsel en drank kan echter toch om de hoek komen kijken op het moment dat de ondernemer hier uitgaven voor doet die niet direct zien op het behalen van omzet. Denk bijvoorbeeld aan de restauranthouder die uit zakelijke overwegingen gaat eten bij een collega restauranthouder.
Aan het eind van het jaar worden alle kosten voor voedsel en drank anders dan voor de inkoop op een hoop gegooid samen met kosten voor representatie (bijvoorbeeld een relatiegeschenk) en kosten voor cursussen. Deze uitgaven zijn dan aftrekbaar indien zij meer bedragen dan € 4.700. U kunt er echter ook voor kiezen om deze kosten voor 20% niet in aftrek te brengen indien uw onderneming in de inkomstenbelasting wordt belast, en voor 26,5% indien uw bedrijf onder de vennootschapsbelasting valt.
Voor de kosten die u maakt voor eten en drinken wat u aan uw personeel verstrekt, geldt dat dit in principe ook meegerekend moet worden bij de berekening van de aftrekbeperking. Dit is echter niet het geval indien dit voedsel bij de werknemer als loon wordt belast. In die situatie vallen deze kosten bij u namelijk onder uw loonkosten, welke per definitie aftrekbaar zijn. Wanneer verstrekt eten en drinken aan uw personeel tot hun loon behoort, kunt u lezen in het artikel ‘3 vragen over loon van horecapersoneel’.
Tip 1 Bij twijfel; afstemmen
Twijfelt u over de vraag of bepaalde kosten aftrekbaar zijn? In sommige gevallen kan het slim zijn dit met de Belastingdienst af te stemmen. Zo komt u nooit voor nare verassingen te staan.
Tip 2 Schakel een fiscaal adviseur in
Bent u benieuwd of de kosten die u maakt fiscaal aftrekbaar zijn? Neem contact op met uw fiscaal adviseur!