Thuiswerken: wat is onbelast en wat niet?
Vanwege corona werkt Nederland zoveel mogelijk thuis. Maar kunt u als werkgever uw personeel hiervoor ook een onbelaste vergoeding geven? En zo ja, onder welke voorwaarden?
Vanwege corona werkt Nederland zoveel mogelijk thuis. Maar kunt u als werkgever uw personeel hiervoor ook een onbelaste vergoeding geven? En zo ja, onder welke voorwaarden?
Voor het antwoord op bovenstaande vraag is allereerst van belang of de werknemer thuis een ruimte heeft die fiscaal als ‘werkplek’ aangemerkt kan worden. Er moet dan sprake zijn van een eigen in- of opgang met eigen sanitair en u moet de werknemer voor het gebruik ervan huur betalen. Meestal is aan deze voorwaarden niet voldaan.
U mag PC’s, mobieltjes, gereedschap en soortgelijke apparatuur onbelast vergoeden of verstrekken als u in alle redelijkheid vindt dat deze spullen nodig zijn voor het werk. Hieronder valt ook een internetabonnement.
Als werkgever bent u volgens de Arbowet verantwoordelijk voor de werkplek van uw werknemers, ook als zij thuiswerken. Dit betekent dat u daarom Arbovoorzieningen belastingvrij ter beschikking mag stellen of vergoeden. Hieronder vallen ook een bureau, stoel en lampen die de werknemer in zijn werkkamer nodig heeft. De werknemer mag hier geen eigen bijdrage voor betalen.
Het vergoeden of verstrekken van koffie, thee, toiletpapier en dergelijke vanwege het verplichte thuiswerken is belast. U kunt deze vergoedingen en verstrekkingen wel onderbrengen in de werkkostenregeling.
Komt uw personeel weer naar kantoor, dan moet de werknemer de spullen weer bij u inleveren of er een vergoeding op basis van de dagwaarde voor betalen. Belastingvrije vergoedingen van bijvoorbeeld het internetabonnement moeten worden stopgezet. Zo niet, dan is het voordeel belast.
Wilt u toch uw medewerkers tegemoet blijven komen met bepaalde zaken? Vergoedingen en verstrekkingen die niet belastingvrij zijn, kunt u desgewenst onder brengen in de werkkostenregeling. Bijvoorbeeld €10 per dag voor bijkomende kosten, zoals verwarming. Allereerst kunt u natuurlijk kijken of u deze kosten kunt betalen onder de noemer van een belastingvrije vergoeding die u niet al geeft. Deze bestemming moet u van tevoren benoemen. Als dat niet meer mogelijk is, komt de vrije ruimte in beeld. De vrije ruimte van de werkkostenregeling is ook in 2021 verruimd en bedraagt 3% van de loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere. Zo wordt u als werkgever minder snel met de eindheffing van 80% geconfronteerd die u moet betalen voor zover u over de vrije ruimte heen schiet.
Kregen uw werknemers al vóór 13 maart 2020 een onbelaste vergoeding voor het woon-werkverkeer, dan mag u die in ieder geval tot 1 april van dit jaar onbelast blijven doorbetalen. Op die manier kunt u toch tegemoet komen in de extra kosten van thuis werken. Het kabinet beraadt zich op een nieuwe regeling voor thuiswerkers vanaf 1 april 2021.
Heeft u vragen over de belastingvrije vergoedingen voor thuis werken? De adviseurs van Lentink De Jonge helpen u graag verder. Neem gerust contact met ons op.
Werk uw huidige browser bij naar de laatste versie. Update mijn browser nu