Administratieplicht voor ondernemers

Een ondernemer is als administratieplichtige gehouden om van haar vermogenstoestand een administratie te voeren. De ondernemer dient de daarbij behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers te bewaren, zodat hieruit blijkt wat haar rechten en verplichtingen zijn, alsmede de voor de heffing van belasting van belang zijnde gegevens. De administratieverplichting geldt voor alle rechtspersonen en rechtsvormen.

 Bewaarplicht van een administratie

Alle documenten dienen, in het kader van de administratieplicht, zeven jaar bewaard te worden, tenzij in de belastingwetgeving anders is bepaald. Let hierbij op het feit dat er veel zaken tot de administratie gerekend moeten worden.

Kassabonnen en –rollen vormen onderdeel van een administratie, evenals financiële aantekeningen, controleberekeningen, bankafschriften, overeenkomsten, agenda’s, correspondentie, software en databestanden. Realiseert u zich daarbij dat ook bescheiden die u online bewaart of onderbrengt bij dienstverleners als een loonservicebureau, tot de administratie behoren en daardoor onder de bewaarplicht vallen.

Zijn de documenten digitaal opgeslagen, dan hoeft u deze niet ook fysiek zeven jaar te bewaren. Zorg er dan voor dat u de digitale gegevens wel gedurende de termijn van zeven jaar bewaart. Reken veiligheidshalve bij het bepalen van de bewaartermijn vanaf 1 januari volgende op het jaar van de start van de administratie van een boekjaar. Dus de bewaartermijn van een bankafschrift van augustus 2017 loopt tot 31 december 2024. Facturen moeten zeven jaar bewaard blijven na de datum van uitreiken of ontvangst. De jaarrekening dient zeven jaar bewaard te blijven vanaf de datum van het vaststellen van de jaarrekening.

Meer specifieke belastingwetgeving kan een andere bewaartermijn verplichten. Zo vereist de btw-wetgeving dat gegevens over onroerende zaken een bewaartermijn hebben van 10 jaar.

Ook documenten als notariële aktes, pensioen- en lijfrentepolissen hebben groot belang buiten de genoemde bewaartermijn. Hierdoor mag u ook deze documenten nooit vernietigen en/of weggooien.

 Sancties op het niet voldoen aan de administratie- of bewaarplicht

De sanctie op het niet voldoen aan de administratie- of bewaarplicht, is dat de ondernemer uiteindelijk geconfronteerd kan worden met de omkering van bewijslast. De Belastingdienst kan daardoor, binnen redelijkheidsgrenzen, ambtshalve vaststellen hoe hoog de omzet en/of winst van uw onderneming geweest moet zijn en overgaan tot naheffing of navordering. Het is vervolgens aan u om te bewijzen dat dit anders zou moeten zijn.

Gevolgen in faillissement van een rechtspersoon

Het niet voldoen aan de administratieplicht door een bestuurder heeft in een faillissement tot gevolg dat vastgesteld kan worden dat het bestuur haar taak onbehoorlijk heeft vervuld. Bovendien geldt er een vermoeden dat dit de oorzaak is van het faillissement, waardoor u gehouden bent het tekort in het faillissement te voldoen. Concreet betekent dit dus dat een curator de bestuurder (van bijvoorbeeld een B.V.) kan aanspreken voor betaling van het tekort in het faillissement.

Natuurlijk kunnen we u helpen om aan deze wet- en regelgeving te voldoen, indien u meer wilt weten of op zoek bent naar een nieuwe administratieoplossing, neem dan contact met ons op.