Zeven tips voor het voorbereiden van uw cijfers voor de jaarrekening
Doet u zelf uw administratie en stelt uw accountant uw jaarrekening samen? Hieronder geven wij u zeven tips om uw cijfers adequaat voor te bereiden.
Jaarcijfers adequaat voorbereiden
Met deze tips kunt u zorgen dat uw accountant efficiënt aan de slag kan en daarbij voorkomen dat uw accountant extra tijd kwijt is. Bovendien kan het uzelf tijd besparen, doordat uw accountant u minder vragen hoeft te stellen over uw administratie en doordat u beter inzicht heeft in uw jaarcijfers.
1. Controleer of uw beginbalans van het huidige jaar aansluit op de definitieve jaarrekening van het voorgaande jaar
De beginbalans zijn de openingscijfers bij de start van het huidige boekjaar. Wanneer u start met uw beginbalans aansluiten, dan weet u zeker dat u een goede start maakt met uw jaardossier.
2. Sluit de bankstanden in het grootboek aan op de afschriften per einde boekjaar en sluit de kasstanden in het grootboek aan op uw kasboek of kastelling per einde boekjaar
Een volgende belangrijke stap is het aansluiten van de bank- en kasstanden op het grootboek en balans. Zitten hier nog verschillen in, dan heeft u dat in ieder geval aan het begin geconstateerd. Zo kunt u deze verschillen eerst oplossen, zodat u hier bij de volgende stappen niet tegenaan loopt.
3. Zorg dat subadministraties aansluiten op het grootboek en loop ze door op bijzonderheden
Subadministraties zijn voorraadlijsten, debiteurenlijsten, crediteurenlijsten en een materiële vaste activastaat. Stel eerst vast dat de totalen van deze lijsten aansluiten met het grootboek en de balans aan het einde van het boekjaar. Loop de lijsten vervolgens door op bijzonderheden. Staan er nog artikelen op de voorraadlijst die minder waard zijn geworden? Zijn er nog oude debiteuren aanwezig die moeten worden afgeboekt? Staan er nog vorderingen (debet bedragen) in de crediteurenlijst?
4. Controleer uw materiële vaste activastaat
Stel vast dat de beginstand van uw materiële vaste activastaat aansluit op de cijfers van vorig jaar. Controleer uw materiële vaste activastaat door vast te stellen dat alle afschrijvingen en investeringen correct zijn verwerkt. Zijn bepaalde activa niet meer aanwezig? Stel dan vast dat deze als desinvestering op de activastaat zijn verwerkt. Check of er nog bedragen in de kosten zijn geboekt die als investering zouden moeten worden opgenomen. Controleer tot slot of de eindstanden aansluiten op het grootboek.
5. Controleer of maandelijks terugkerende bedragen volledig zijn geboekt
Denk hierbij aan rentes, aflossingen, maar bijvoorbeeld ook aan uw maandelijkse energiekosten of andere maandelijkse kosten. Verder kunt u controleren of uw maandelijkse loonkosten zijn geboekt. Dit kan door de totale loonjournaalpost uit de salarisadministratie over het gehele jaar te vergelijken met uw financiële administratie.
6. Controleer tussenrekeningen en overlopende posities
Stel vast dat tussenrekeningen die u gedurende het boekjaar gebruikt om zaken tijdelijk op te boeken op nihil uitkomen. Maak een specificatie van een eventueel openstaand saldo per einde boekjaar. Controleer uw overlopende vorderingen en schulden en stel overzichten op met de aanwezige overlopende vorderingen en schulden per balansdatum en sluit dat aan met het grootboek. Kijk in uw administratie van het volgende boekjaar of hierin nog kosten of opbrengsten zijn geboekt die thuishoren in de cijfers van het huidige boekjaar.
7. Maak een vergelijking met de kolommenbalans van vorig jaar
Zet de cijfers per grootboekrekening naast die van vorig jaar en controleer of er opvallende verschillen zijn. Zoek eventuele verschillen of fouten uit en corrigeer waar nodig. Wanneer uw cijfers definitief zijn: verklaar belangrijke verschillen of andere opvallende zaken en noteer deze verklaringen bij deze vergelijking. Maakt u gebruik van een begroting? Vergelijk de werkelijke cijfers dan ook met de begroting.
Heeft u vragen over het controleren van uw jaarcijfers of kunnen wij u hierbij helpen? Neem dan contact met ons op.