Vragen en antwoorden over de fiscale gevolgen van thuiswerken

Vanwege de coronacrisis is er de afgelopen anderhalf jaar veel vanuit huis gewerkt. Hoe gaat u als werkgever om met vergoedingen die hierbij komen kijken?

1. Wat is het maximale bedrag dat een werkgever onbelast mag vergoeden aan een werknemer die thuiswerkt?

Hoeveel een werkgever onbelast mag vergoeden aan een werknemer hangt af van de situatie. Een werkgever kan een onbelaste vergoeding geven als hij voldoet aan de voorwaarden die gelden voor de gerichte vrijstellingen.

Voor het geven van een vaste onbelaste kostenvergoeding moet een werkgever onderzoek doen naar de werkelijke kosten die de werknemer maakt.

Als er geen gerichte vrijstelling van toepassing is, kan de werkgever de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon. De aanwijzing moet dan wel gebruikelijk zijn. De vergoeding komt dan ten laste van de vrije ruimte. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing.

Vanaf 1 januari 2022 geldt een gerichte vrijstelling van € 2 per dag voor de vergoeding van thuiswerkkosten. Dit voorstel is onderdeel van het Belastingplan 2022.

2. Een werkgever geeft een onbelaste vergoeding voor een beeldscherm. De werknemer hoeft geen bon te leveren. Geldt hiervoor een gerichte vrijstelling of valt dit in de vrije ruimte?

De werkgever kan een vergoeding voor een beeldscherm aanwijzen als eindheffingsloon en ten laste brengen van zijn vrije ruimte. De aanwijzing moet dan wel gebruikelijk zijn. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing.

De gerichte vrijstelling voor noodzakelijke apparatuur of voor arbovoorzieningen is niet van toepassing als een werknemer geen bon inlevert. Zonder bon kan de werkgever niet toetsen of wordt voldaan aan de voorwaarden van deze gerichte vrijstellingen.

3. Kan een werkgever een onbelaste dagvergoeding geven voor thuiswerken? Komt dit ten laste van de vrije ruimte?

Een algemene dagvergoeding voor thuiswerken is loon voor de werknemer. Zie ook het antwoord op vraag 1.

De werkgever kan de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon en ten laste brengen van de vrije ruimte. De aanwijzing moet dan wel gebruikelijk zijn. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing.

Vanaf 1 januari 2022 geldt een gerichte vrijstelling van € 2 per dag voor de vergoeding van thuiswerkkosten. Dit voorstel is onderdeel van het Belastingplan 2022.

4. Ambtenaren ontvangen een onbelaste vergoeding van € 363 per jaar voor thuiswerken. Mogen andere werkgevers dit ook geven aan hun werknemers? Zo ja, wat zijn de gevolgen voor de werkkostenregeling?

Werkgevers mogen een onbelaste vergoeding van € 363 per jaar geven aan hun werknemers als de werkgever de vergoeding aanwijst als eindheffingsloon en deze ten laste brengt van de vrije ruimte. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing.

Wijst de werkgever de vergoeding niet aan als eindheffingsloon, dan is dit belast loon voor de werknemer. Zie het antwoord op vraag 1.

Vanaf 1 januari 2022 geldt een gerichte vrijstelling van € 2 per dag voor de vergoeding van thuiswerkkosten. Dit voorstel is onderdeel van het Belastingplan 2022.

5. Mag een werkgever de daadwerkelijk gemaakte kosten voor thuiswerken vergoeden als de werknemer dit onderbouwt?

Een werkgever mag zelf kiezen wat hij aan de werknemer vergoedt. Wat de fiscale gevolgen zijn staat in dit antwoord. Het uitgangspunt is dat alles wat een werkgever aan een werknemer vergoedt of verstrekt tot het loon van de werknemer behoort.

Een werkgever kan een onbelaste vergoeding geven als hij voldoet aan de voorwaarden die gelden voor de gerichte vrijstellingen.

Als er geen gerichte vrijstelling van toepassing is, kan de werkgever de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon. De aanwijzing moet dan wel gebruikelijk zijn. De vergoeding komt dan ten laste van de vrije ruimte. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing.

6. Een internetvergoeding mag de werkgever onbelast betalen. Dit komt niet ten laste van de vrije ruimte. Het gaat om een alles-in-1-abonnement waarin een internetbundel zit. De kosten voor het internetabonnement worden niet gespecificeerd. De provider heeft geen mogelijkheid voor een los internetabonnement. Hoe bepaal je dan de kosten voor het internetabonnement?

De gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen is mogelijk van toepassing op het internetabonnement. Heeft een werknemer een 3-in-1-pakket (internet, vaste telefoon en televisie) gekocht bij een provider? Dan bepaalt de werkgever het deel van de factuur dat voor de internetaansluiting is. Eventueel gaat de werkgever na wat de provider rekent voor een apart abonnement voor internet.

Wilt u weten met welke voorwaarden u verder te maken kunt krijgen? Neem dan contact op met de medewerkers van onze fiscale afdeling.

Bron: Belastingdienst