De EBG zocht naar een partij die hen kon helpen met het verder automatiseren van de uitgebreide administratie in verband met het realiseren van kostenbesparingen. Via een relatie werden ze doorverwezen naar het kantoor van Lentink De Jonge in Bilthoven. Nicolien Brunekreeft begon op 1 oktober 2021 (midden in coronatijd) als IT-consultant bij Lentink De Jonge en had op 3 oktober haar eerste (online) gesprek met de EBG. Een mooie klus om mee te starten!
In gesprek met de EBG en Nicolien, wordt al gauw duidelijk dat er een spanningsveld bestaat tussen inkomsten en (onderhouds)kosten. Denk alleen al aan de stijgende energiekosten van afgelopen jaar die de investeringen in de energietransitie nog dringender maken.
De wens vanuit de EBG was een zo efficiënt mogelijk ingerichte administratie en het verkrijgen van inzicht om besparingen te realiseren. Met dat uitgangspunt werden processen bekeken en door de EBG en Nicolien in kaart gebracht. Naast de servicekosten wilde de rentmeester van de EBG ook graag inzicht in de kosten en opbrengsten per verhuurd pand. Dit is gerealiseerd door gebruik te maken van kostenplaatsen. Omdat het een vrij specifieke vraag betrof, is ervoor gekozen om Power BI te gebruiken, helemaal op maat ingericht voor EBG door Nicolien’s collega René Hop. Power BI wordt gekoppeld met de administratie in Exact en sluit naadloos aan, waarmee tijd en geld worden bespaard. Een wereld van verschil met de spreadsheet van vroeger.
Nadat Power BI in gebruik is genomen, zijn er inmiddels alweer de nodige verbeterslagen gemaakt. Waar vanuit EBG de wens bestond om o.a. de huuradministratie in Power BI te verwerken, opperde Nicolien om het ook te gebruiken voor de BTW-aangifte. Binnen de administratie van de EBG wordt gewerkt met verschillende BTW-percentages, waardoor bij de BTW aangifte rekening moet worden gehouden met een mengpercentage. Door Power BI dusdanig hierop in te richten wordt nu door de software het mengpercentage uitgerekend en ook welk bedrag er wel en niet kan worden afgetrokken. Vanuit EBG: “Vooral ingenieus hoe de BTW nu wordt gedaan. Voorheen was dit een spreadsheet die met de hand werd ingevuld en door een externe partij werd nagekeken. Het is heel slim en optimaal ingestoken.”
Binnen EBG maken drie personen gebruik van de software. De rentmeester vindt het een krachtige tool die snel en actueel gedetailleerd inzicht geeft. Richard Stienstra, die vanuit de EBG de implementatie heeft begeleid, is erg enthousiast over Power BI: “Het is een fantastisch systeem waarin je snel kunt zoeken, selecteren en mutaties kunt downloaden. Facturen hoeven niet zelf te worden ingeboekt en vanuit Exact zou het niet mogelijk zijn zulke mooie specifieke overzichten te laten zien. De ‘schil’ van Power BI geeft die mogelijkheid wel.“
De EBG heeft nog wel een wens op het gebied van de rapportage. Nu levert Power BI een dynamische rapportage, het zou fijn zijn als een export, bijvoorbeeld per kwartaal, vastgezet kan worden. Nicolien gaat dit punt zeker oppakken met René Hop. Daar twijfelt Richard geen moment aan: “Laatst liep ik tegen een probleempje aan, dat werd zelfs in het weekend nog opgelost door René! Het contact met Nicolien is ook heel prettig, ze reageert altijd en snel. We zijn heel erg tevreden!”
Wilt u meer weten over het gebruik en de voordelen van Power BI? Neem dan contact op met Nicolien Brunekreeft of René Hop.
Werk uw huidige browser bij naar de laatste versie. Update mijn browser nu